幹事さんは大変です!~私の予約受け失敗談その2

昨日、私の20年前の予約受けの失敗談のお話をさせて頂きました。

そう言えばもう一つ思い出しました!!

この私の失敗談というか体験談。宴会の幹事をされる方は特にご注意下さいね。


幹事さんとのやり取りは大切!

おはようございます!民宿美味し宿かどやのガクです!!

この失敗談も、私がこちらに帰ってきたばかりの頃の出来事です。

金額が大きかったのではっきりと覚えています。

冬の松葉ガニ昼食プラン。

今でいう「いい旅Aプラン」を昼食でお受けしていました。


甲羅みその炭火焼が人気のいい旅”A”

当時はそんなプラン名ではありませんでしたが、甲羅みその炭火焼がついていたのははっきりと覚えています。当時の金額は忘れましたが、税別で1万円以上のプランであったことは今と変わりなかったと思います。

お客様は15名様以上の団体でした。

12時半になってもいらっしゃらない。

流石に、と思って幹事さんに電話をかけた。

すると、他のお宿さんで既に宴会を始められていたのです!!

なぜ?????

お客様と話をしていたら徐々に真相がわかってきました。

この時の団体さん、幹事さんが2名いて、最初に予約をした人と、途中プランや人数確認をしてきた人とで別の幹事さんだったのです。

前日に人数変更の電話もあり、ノーショー(お客様がいらっしゃらない)なんて、夢にも思いません。

どうやら、最初に予約をした人が当館をはじめ何軒かをピックアップし、最終的に別の宿を予約。次に引き継いだ幹事さんが当館に予約確認をしてしまった。

正式に予約した宿(実際に訪れた宿)とピックアップしていた宿(今回のケースでは当館)とで、幹事同士でのやり取りの中で一致していなかったようなのです。

屋号も似ていたのです。

当館の屋号はかどや。

かどや以外にもかめや、さどや等似た名前の屋号が香住にはあるのです。

「前回予約していた人数よりも〇人減って〇人になります」

という確認電話をいただいた時に、話がかみ合わないとは感じていました。

一番「あれ?」と思ったのは、まだ問い合わせの段階だったのに人数変更の電話を頂いたこと。

私、単純に

「ああ、あの予約、まだ問い合わせの段階だと思っていたけど、正式予約になっていたんだ」

と単純に認識してしまったのです。

その時気づくべきだったんですけどね。

いえ、当時の私にはこういったトラブルが起こり得ることすら想像していなかったのです。

カニという単価の高い食材を、しかも昼食ですから15名様分以上さばいてしまっているわけです。

流石に全て破棄しなければならないかもと顔面蒼白でした。


頭の中も真っ白に・・・

ただ、この時はお客様がとても良心的な方でした。

すぐに自分たちのミスであることを認めて下さったのです。

会社の団体旅行だったらしく、その後お土産屋さんに寄って帰る予定だったのを、当館に立ち寄って下さり、用意していたカニをお土産として全てもち帰って下さったのです。

お客様と電話で相談の上、人数分の発泡を用意し、それぞれにカニを梱包、お客様が取りにいらっしゃるギリギリまで冷凍庫に入れておきました。

お土産価格に少し安くさせて頂きましたが、お互いが損の無いよう折衷案で納得できる解決となりました。

この時思いました。

やっぱり、幹事さんは一人でないと困るなぁ・・・

自分たちがやる時も幹事さんは原則一人でやらなきゃって。

キャンセルが出た際も本人が連絡するように、としているグループも時々ありますが、これもトラブルの元です。

幹事さんとこちら側で人数差異が出た時、誰が欠席なのかがわからなくなる時があるためです。


そう考えると幹事さんって大変な役割です!!

近年は団体旅行、社員旅行が少なくなっていますし、インターネット予約も増えてきていますので、こういったトラブルは起こりにくくなってきているかもしれません。

考えてみると、お店選びも予約もできるだけ幹事さんが楽になるように、ということで色々と進化してきています。

また、私たちも幹事さんの大変さを理解した上で、トラブルになりそうなやり取りはできるだけ察知する習慣を持ち、先回りして気づいてあげられるようにしないと、と思っています。

こういった体験談、失敗談もたまにはしてみるのも良いのかな、誰かの役に立つのかも、と思い回顧してみました。

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